De quoi ai-je besoin pour la location initiale ?

Phase 1 : Préparation et marketing

Avant de publier votre première annonce en ligne, vous devez constituer votre dossier. La qualité de vos documents est essentielle pour rendre votre offre attractive, surtout pour une première location.

Données techniques et plans

Les plans d'étage professionnels font partie des documents absolument essentiels pour une première location .

• Plans à l'échelle : les locataires veulent savoir si leurs vêtements pourront être rangés dans la chambre. Les croquis à main levée font peu professionnels.
• Description du bâtiment : Dans les bâtiments neufs notamment, la description du bâtiment est un élément essentiel des documents de location initiaux . Elle fournit des informations sur le niveau de finition (par exemple, le type de parquet, la marque des appareils électroménagers, les fonctionnalités domotiques).
• Diagnostic de performance énergétique (DPE) : De plus en plus de locataires sont attentifs aux coûts énergétiques. Le DPE cantonal devrait donc figurer dans les documents modernes des premiers baux afin de démontrer l’efficacité énergétique du logement.

Base de calcul

Avant de commencer, il convient de créer les documents internes relatifs à la location initiale :

• Calcul du loyer : basé sur les coûts d’investissement et les taux du marché local.
• Estimation des frais supplémentaires : En l’absence de chiffres de l’année précédente, vous devez établir un devis détaillé (acompte). Ce calcul doit figurer dans les documents de location initiaux afin de répondre à toute question relative au montant des acomptes.

Phase 2 : L'inspection et l'examen

Vous rencontrez maintenant les candidats. À ce stade, les documents de location initiaux ont une double utilité : informer le locataire et vous garantir une sécurité.

Le formulaire d'inscription

Le document le plus important de votre dossier pour une première location est le formulaire de candidature. Il vous sera demandé de renseigner vos informations personnelles, le nom de votre employeur, vos revenus et le nombre de personnes dans votre foyer. Préparez ce formulaire pour la visite. Sans ces documents, les locataires potentiels oublient souvent de déposer leur candidature.

vérification de crédit du locataire

Pour protéger votre investissement, vous devez demander des copies de vos documents de location initiaux au locataire potentiel :

• Extrait du registre des huissiers de justice : Document original datant de moins de 3 mois. Il s’agit du document le plus important pour minimiser les risques.
• Bulletin de salaire/contrat de travail : pour vérifier la capacité financière (règle générale : le loyer ne doit pas dépasser 1/3 du revenu).
• Copie de la pièce d’identité : Pour les étrangers, le permis de séjour fait également partie des documents requis pour la location initiale .

Phase 3 : La conclusion du contrat

Vous avez pris votre décision. Il faut maintenant préparer les documents juridiques relatifs à la location initiale . La précision est essentielle.

Le contrat de location

N’utilisez pas de modèles obsolètes. Les documents professionnels requis pour une première location comprennent un contrat de location à jour (par exemple, celui de HEV) qui reflète la réglementation en vigueur.

Documents importants à joindre au contrat de location initial :

• Conditions générales de vente (CGV) : Les petits caractères du contrat.
• Règlement intérieur : Notamment dans le cas d’une copropriété, le règlement intérieur doit figurer dans les documents de location initiaux afin que le locataire sache quelles sont les heures de silence ou comment la buanderie est utilisée.

Le formulaire officiel (utilisation du formulaire obligatoire)

Dans les cantons connaissant une pénurie de logements (par exemple Zurich, Zug, Genève), il s'agit du document le plus important de tous pour la location initiale .

Vous devez informer le locataire du loyer initial au moyen d'un formulaire approuvé par le gouvernement.

• Conséquence : Si ce formulaire est absent de votre contrat de location initial , le loyer pourra être contesté pendant des années. Le locataire pourrait exiger une réduction importante. Assurez-vous que ce formulaire figure bien dans votre contrat de location initial .

compte de dépôt de garantie (dépôt de loyer)

Les documents administratifs pour une première location comprennent la demande d'ouverture d'un compte de dépôt de garantie. La somme (maximum trois mois de loyer) ne doit en aucun cas être versée sur votre compte personnel . Remettez au locataire le formulaire bancaire prérempli avec les autres documents relatifs à la première location .

Phase 4 : Le transfert

Dernière étape : le changement de propriétaire. Là encore, une documentation adéquate pour une première location vous protège d’éventuels problèmes.

Le protocole d'inauguration

Ce document constitue le cœur de la documentation technique relative à la location initiale .

• Parcourez chaque pièce une par une.
• Notez le moindre défaut, aussi petit soit-il (même les bâtiments neufs ont des rayures !).
• Les deux parties signent.

Le protocole doit être inclus dans le dossier de documents pour la location initiale , car il atteste de l'état de l'appartement lors du départ des occupants.

Instructions d'utilisation et liste d'inventaire

Une partie souvent oubliée des documents de location initiale :

• Liste du matériel : Remettre tous les manuels d'utilisation du four, du sèche-linge, du radiateur, etc.
• Liste des clés : Notez précisément le nombre de clés de chaque type (porte d’entrée, boîte aux lettres, cave) remises. Cette liste, incluse dans le contrat de location initial, permettra d’éviter tout litige en cas de disparition d’une clé de sécurité coûteuse lors de votre départ.

Formulaires d'inscription et administration

il est souvent nécessaire de remplir les documents officiels relatifs à la première location , tels que les déclarations d'entrée et de sortie auprès de la mairie ou du fournisseur d'électricité. Préparez ces documents dès le départ afin de faciliter l'installation du locataire et de garantir que le compteur électrique soit enregistré à son nom dès le premier jour.

Conclusion

La question « De quoi ai-je besoin pour la première mise en location ? » trouve sa réponse dans l’organisation et l’exhaustivité des documents. Rassembler ces documents est certes chronophage, mais c’est indispensable. Des plans d’étage au rapport de solvabilité, en passant par le formulaire officiel et l’état des lieux d’ entrée, chaque document a son importance.

complet pour une première location témoigne de votre professionnalisme et instaure un climat de confiance avec le locataire. À l'inverse, un dossier incomplet peut engendrer des malentendus et des litiges. Prenez le temps, avant votre première mise en location, de constituer un dossier complet et détaillé . C'est la meilleure garantie d'une location réussie et sans tracas.

Si vous avez besoin d'aide pour constituer des dossiers conformes à la législation ou si vous souhaitez savoir si vos documents de location initiaux respectent la réglementation cantonale, Loft propose des analyses et des services complets pour vous permettre de démarrer parfaitement votre activité de propriétaire.

Glossaire

• Formulaire officiel : Document obligatoire dans le contrat de location initial dans de nombreux cantons (par exemple, ZH, GE), qui indique le loyer initial afin d'éviter les litiges.
• Rapport d'état des lieux d'entrée : Document écrit décrivant l'état de l'appartement lors de l'emménagement ; l'un des documents techniques les plus importants pour la location initiale .
• Extrait du registre des recouvrements de créances : document officiel attestant des antécédents de paiement du locataire. Il est impératif de le consulter avant la signature d’un bail pour une première location.
• Description du bâtiment : Document définissant le niveau de finition (matériaux, équipements). Pour les bâtiments neufs, il s’agit d’un élément clé du dossier de location initial .
• Ouverture d'un compte de dépôt de garantie : Formulaire bancaire permettant la mise en place d'un compte séquestre pour le dépôt de garantie. Ce document doit être joint aux documents administratifs de la location initiale lors de la signature du contrat.